Việc thực hiện đánh giá ngoài là một bước quan trọng nhằm xác thực kết quả tự đánh giá của các cơ sở giáo dục, đồng thời làm cơ sở để xét công nhận đạt kiểm định chất lượng giáo dục và đạt chuẩn quốc gia. Dưới đây là quy trình cơ bản, từng bước trên phần mềm để Thầy/Cô có thể nắm rõ và phối hợp thực hiện hiệu quả:
1. Trường đăng ký đánh giá ngoài
Sau khi trường hoàn tất việc Tự đánh giá trên phần mềm (bao gồm mô tả hiện trạng, đánh giá mức độ đạt được, nhập minh chứng và hoàn thiện các phụ lục), trường có thể gửi đăng ký đánh giá ngoài tới cấp trên.
Để gửi đăng ký, Thầy/Cô vào mục Tự đánh giá, chọn Đăng ký ĐGN, nhập các thông tin cần thiết và nhấn Gửi. Hệ thống sẽ đồng thời gửi thông báo đến cả Phòng và Sở Giáo dục, giúp các cấp quản lý nắm được tiến độ và nhu cầu thực hiện ĐGN của nhà trường.
2. Phòng hoặc Sở duyệt đăng ký đánh giá ngoài
Sau khi trường gửi đăng ký, Phòng GDĐT (đối với cấp mầm non, tiểu học, THCS) và Sở GDĐT sẽ cùng tiếp nhận. Tùy theo phân cấp quản lý tại địa phương, Phòng có thể xem xét và duyệt trước, hoặc để Sở trực tiếp phê duyệt.
Trước khi duyệt, Thầy/Cô ở cấp quản lý có thể vào xem nội dung tự đánh giá của trường để:
- Kiểm tra tính đầy đủ, logic và sự phù hợp của các mô tả, minh chứng.
- Đưa ra góp ý, điều chỉnh nếu cần thiết.
- Ghi nhận và duyệt đánh giá ngoài nếu trường đã sẵn sàng.
Việc duyệt thực hiện trên giao diện phần mềm với vài thao tác đơn giản, có thể thêm phần ghi chú phản hồi để trường điều chỉnh.
3. Sở phân công đoàn đánh giá ngoài
Sau khi được duyệt, Sở GDĐT sẽ tiến hành lập đoàn đánh giá ngoài cho từng trường. Các thành viên trong đoàn sẽ được phân công dựa trên danh sách tài khoản đã được cập nhật sẵn.
Khi lập đoàn, phần mềm cho phép Sở gán vai trò cụ thể cho từng người, gồm:
- Trưởng đoàn: người chịu trách nhiệm điều phối, kiểm tra và phê duyệt báo cáo.
- Thư ký: người hỗ trợ tổng hợp đánh giá và in ấn báo cáo.
- Thành viên: những người tham gia đánh giá theo phân công.
Ngoài ra, Sở cũng có thể chọn thời gian khảo sát sơ bộ, khảo sát chính thức cho từng đoàn trường.
4. Trưởng đoàn phân công nhiệm vụ cho các thành viên
Sau khi được phân công, Trưởng đoàn sẽ đăng nhập vào phần mềm, vào giao diện đoàn ĐGN và thực hiện phân công công việc cho các thành viên.
Cụ thể:
- Phân công tiêu chí: mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm đánh giá một số tiêu chí/chỉ báo.
- Giao nhiệm vụ minh chứng: ai sẽ kiểm tra, nhận xét nội dung và tính xác thực của minh chứng.
- Phân công nhập báo cáo hoặc góp ý mô tả hiện trạng.
Việc phân công này giúp mỗi người trong đoàn có trách nhiệm rõ ràng và quá trình ĐGN được thực hiện khoa học, đúng tiến độ.
5. Thành viên thực hiện đánh giá theo phân công
Sau khi nhận phân công, các thành viên trong đoàn ĐGN sẽ thực hiện nhiệm vụ của mình trên phần mềm. Cụ thể:
- Đăng nhập và vào phần đơn vị trường được đánh giá.
- Đọc mô tả hiện trạng, kiểm tra minh chứng, đánh giá mức độ đạt của từng chỉ báo/tiêu chí được giao.
- Ghi chú, nhận xét hoặc góp ý nếu có điểm chưa phù hợp.
Phần mềm hỗ trợ giao diện rõ ràng, thuận tiện để mỗi thành viên có thể thao tác trực tiếp mà không cần xử lý thủ công như trước đây.
6. Thư ký hoặc Trưởng đoàn tổng hợp và in báo cáo
Sau khi các thành viên đã hoàn tất việc đánh giá, hệ thống sẽ hỗ trợ tổng hợp nội dung đánh giá ngoài một cách tự động.
- Thư ký hoặc Trưởng đoàn có thể rà soát lại thông tin, chỉnh sửa nếu cần.
- Phần mềm cho phép xuất báo cáo đánh giá ngoài dưới định dạng Word hoặc PDF để in ấn, lưu trữ hoặc nộp theo quy định.
- Nếu có thực hiện ký số/điện tử, báo cáo này cũng có thể được lưu trữ tại FBOT để phục vụ công tác kiểm tra sau này.
Lưu ý:
- Trường hợp cần điều chỉnh thông tin sau khi đã gửi đăng ký, Thầy/Cô nên liên hệ cấp quản lý để được hỗ trợ chỉnh sửa trước khi Sở lập đoàn.
- Trong suốt quá trình, phần mềm sẽ hiển thị rõ trạng thái các bước thực hiện, giúp Thầy/Cô dễ dàng theo dõi và phối hợp thực hiện theo tiến độ.