Minh chứng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm định chất lượng giáo dục. Việc thu thập, lưu trữ, mã hóa và quản lý minh chứng một cách khoa học không chỉ giúp nhà trường dễ dàng hoàn thiện báo cáo tự đánh giá, mà còn tạo thuận lợi khi tiếp đoàn đánh giá ngoài. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều đơn vị vẫn đang gặp khó khăn khi xử lý khối lượng lớn minh chứng, dẫn đến tình trạng chồng chéo, thất lạc hoặc mất nhiều thời gian để tìm kiếm, đối chiếu. Để khắc phục điều đó, phần mềm ABOT cung cấp những công cụ hiệu quả, giúp nhà trường tổ chức quản lý minh chứng một cách khoa học, trực quan và linh hoạt. Dưới đây là một số kinh nghiệm và hướng dẫn chi tiết trong việc sử dụng phần mềm để quản lý minh chứng.
1. Quản lý minh chứng theo trạng thái và người lưu giữ
Trước đây, minh chứng thường được in ra, photo, đánh mã, đặt tên rồi đem cất vào tủ. Việc này tưởng như đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro: thất lạc, khó tìm, hoặc người lưu giữ không rõ nội dung tài liệu mình đang giữ. Đặc biệt, nếu một người phải ôm tất cả các loại minh chứng của các lĩnh vực khác nhau thì rất dễ dẫn đến quá tải và nhầm lẫn. Ví dụ: cô kế toán nắm rõ các vấn đề tài chính, nhưng nếu giao cho cô lưu cả minh chứng về kế hoạch giáo dục thì khi được hỏi, cô sẽ rất khó trả lời chính xác.
Để khắc phục điều đó, phần mềm ABOT hỗ trợ quản lý minh chứng theo trạng thái. Cụ thể, khi nhập minh chứng, Thầy/Cô điền các thông tin: mã, tên minh chứng, ngày ban hành, nơi ban hành, người lưu giữ, nơi lưu giữ (phòng nào, tủ nào), người thu thập, trạng thái minh chứng (Đang thu thập – Thất lạc – Hoàn thành), và nếu đang thu thập thì có thể nhập thời gian dự kiến hoàn thành.
=> Với cách làm này, nhà trường luôn nắm được: minh chứng đó đã có hay chưa? Đang ở đâu? Ai đang giữ? Nếu thất lạc thì cần thu thập lại từ ai?
Đây là cách quản lý theo dòng chảy xử lý, không cần phải sao chụp tất cả minh chứng về lưu giữ tại một nơi duy nhất. Mỗi người quản lý lĩnh vực của mình, vừa khoa học, vừa tiết kiệm thời gian và công sức.
Chi tiết thao tác, xem tại đây
2. Dễ dàng sửa mã, tên minh chứng mà không làm ảnh hưởng mô tả hiện trạng
Một thực tế phổ biến là: người quản lý cũ đã mã hóa toàn bộ hệ thống minh chứng, nhưng khi thay người phụ trách mới, lại không được bàn giao kỹ cách đặt mã. Người mới đọc không hiểu, muốn sửa lại cho dễ nhớ, dễ dùng theo cách riêng nhưng không dám sửa, vì nếu thay đổi mã thì tất cả vị trí đã chèn mã đó trong phần mô tả hiện trạng sẽ bị sai, phải dò lại toàn bộ báo cáo để sửa thủ công.
Tuy nhiên, trên phần mềm ABOT, khi Thầy/Cô sửa lại mã hoặc tên minh chứng, thì tất cả các vị trí có chèn mã minh chứng đó trong mô tả hiện trạng sẽ được cập nhật tự động. Không cần tìm lại từng đoạn để sửa tay.
Lưu ý: Việc này có tác động toàn bộ dữ liệu cũ (kể cả các năm học trước). Vì vậy, trước khi sửa, thầy/cô cần cân nhắc kỹ, thống nhất cách đặt mã minh chứng chung cho toàn trường.
3. Cấu hình hiển thị tên minh chứng thay vì mã trong mô tả hiện trạng
Khi đọc mô tả hiện trạng, các mã minh chứng như [H1.1-1.01], [H2.2-1.05]… có thể gây khó hiểu, đặc biệt với người đọc không quen ký hiệu. Để dễ theo dõi, phần mềm cho phép hiển thị tên minh chứng thay cho mã trong phần mô tả hiện trạng.
Ví dụ: thay vì hiển thị [H1.1-1.01], phần mềm sẽ hiển thị “Kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường” ngay trong nội dung mô tả. Khi xuất ra báo cáo chính thức, phần mềm sẽ tự động chuyển về dạng mã minh chứng chuẩn đúng quy định của Bộ GD&ĐT.
Chi tiết thao tác, xem tại đây
4. Quản lý file đính kèm linh hoạt, phù hợp từng loại minh chứng
Phần mềm ABOT cho phép đính kèm file cho từng minh chứng. Tuy nhiên, không phải loại minh chứng nào cũng cần tải file lên hệ thống.
- Minh chứng thường xuyên sử dụng hoặc hay kiểm tra: nên đính kèm trực tiếp (PDF, ảnh scan, file Word…).
- Minh chứng cồng kềnh (sổ tay, sách dày): không cần tải lên. Thầy/cô có thể ghi rõ vị trí lưu giữ vào cột Ghi chú: “Phòng hiệu trưởng, tủ hồ sơ số 3, ngăn 2”. Hoặc chụp ảnh bìa và đính kèm để xác nhận có tồn tại tài liệu.
- Minh chứng dạng video: có thể lưu trên máy, hoặc tải lên Google Drive rồi dán link vào phần Ghi chú.
- Minh chứng mang tính bảo mật cao: không nên tải lên phần mềm. Chỉ cần ghi rõ nơi lưu giữ.
- Minh chứng ít sử dụng, chỉ dùng khi kiểm tra: cứ để nguyên hiện trạng, không cần upload.
Việc này giúp nhà trường quản lý file linh hoạt, tránh mất thời gian và quá tải dung lượng phần mềm.
5. Quản lý minh chứng con theo từng năm
Một số minh chứng như “Chiến lược phát triển nhà trường”, “Kế hoạch chuyên môn”, “Kế hoạch bồi dưỡng GV”… là loại lặp lại hằng năm, nhưng mỗi năm lại khác về nội dung, số ký hiệu, thời điểm ban hành.
Thay vì tạo mới hoàn toàn mỗi năm với mã khác, phần mềm cho phép Thầy/Cô tạo minh chứng con từ minh chứng gốc. Điều này giúp:
- Duy trì mã gốc nhất quán
- Dễ theo dõi quá trình phát triển theo thời gian
- Khi mở minh chứng, thấy đầy đủ danh sách các năm, không bị phân mảnh
Không nên sửa tên minh chứng gốc mỗi năm, mà hãy sử dụng tính năng “Thêm minh chứng con” cho khoa học.
Nhờ vậy, hệ thống giữ được tính liên tục – đầy đủ – lịch sử phát triển của từng minh chứng, rất tiện lợi khi rà soát hoặc phục vụ công tác kiểm tra.
6. Cập nhật số thứ tự minh chứng tự động
Trong quá trình làm việc, có thể Thầy/Cô sẽ xóa đi một vài minh chứng không còn sử dụng. Khi đó, số thứ tự (STT) bị khuyết, gây rối khi đọc danh sách.
Phần mềm ABOT có tính năng “Cập nhật STT tự động”, giúp:
- Đánh lại STT cho toàn bộ minh chứng
- Các mã minh chứng có chèn trong mô tả hiện trạng cũng được cập nhật tương ứng, không cần sửa thủ công
Điều này đặc biệt hữu ích với các đơn vị có nhiều minh chứng, giúp hệ thống luôn gọn gàng, mạch lạc và chính xác.
Chi tiết thao tác xem tại đây
Tổng kết
Quản lý minh chứng không chỉ là “cất giữ hồ sơ” mà còn là một quy trình phân công – kiểm soát – cập nhật – dẫn chứng đúng nơi, đúng lúc, đúng nội dung. Với phần mềm kiểm định ABOT, công việc này trở nên khoa học, minh bạch và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết.
Việc áp dụng các tính năng nêu trên không chỉ giúp việc tự đánh giá của trường được nhẹ nhàng, rõ ràng mà còn đảm bảo độ tin cậy cao khi có đoàn kiểm tra, đánh giá ngoài đến làm việc.
Thầy/Cô hãy tận dụng tối đa các công cụ phần mềm đã hỗ trợ để việc quản lý minh chứng trở thành một phần đơn giản, hiệu quả trong công tác kiểm định chất lượng giáo dục.