Khi một năm học kết thúc cũng là lúc nhà trường bước vào giai đoạn chuẩn bị cho năm học mới. Không chỉ chuẩn bị về chuyên môn, cơ sở vật chất hay kế hoạch giáo dục, mà còn cần rà soát, cập nhật dữ liệu trên các phần mềm quản lý – trong đó có phần mềm kiểm định chất lượng giáo dục – ABOT.
ABOT là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong việc tự đánh giá và kiểm định chất lượng nhà trường. Để đảm bảo tính kế thừa, đầy đủ và chính xác của dữ liệu, việc chuyển đổi năm học trong phần mềm cần được thực hiện đúng quy trình, với sự phối hợp của cả quản trị viên và các thành viên trong hội đồng tự đánh giá.
Dưới đây là các công việc cụ thể cần thực hiện, kèm theo những lưu ý quan trọng khi chuyển sang năm học mới:
1. Rà soát, hoàn tất dữ liệu năm học cũ
Trước khi thực hiện bất kỳ thao tác chuyển đổi nào, điều đầu tiên nhà trường cần làm là kiểm tra và hoàn thiện toàn bộ dữ liệu của năm học vừa kết thúc. Việc này đảm bảo rằng những nội dung quan trọng đã được lưu trữ đầy đủ, tránh mất mát khi chuyển sang năm học mới.
Các nội dung cần rà soát gồm:
- Minh chứng: Đảm bảo minh chứng đã được cập nhật đầy đủ, đúng theo mã hóa, gắn đúng vị trí trong mô tả hiện trạng các tiêu chí, đảm bảo đúng – đủ – thuyết phục. Nếu có minh chứng nào còn thiếu hoặc chưa đầy đủ thông tin cần bổ sung ngay.
-
Đánh giá tiêu chí:
- Viết đầy đủ mô tả hiện trạng cho từng chỉ báo, tiêu chí (kể cả những mức chưa đạt).
- Ghi nhận rõ điểm mạnh, điểm yếu.
- Xây dựng kế hoạch cải tiến cụ thể, khả thi.
- Ký số/ Ký điện tử các biểu mẫu: Đảm bảo các mẫu như Kế hoạch tự đánh giá (PL1), Phiếu tiêu chí (PL5), Báo cáo tự đánh giá (PL6), Minh chứng (PL4) được ký đầy đủ, đúng người, đúng thời điểm. (nếu đơn vị được triển khai thực hiện ký số, còn không bỏ qua bước rà soát này)
Việc hoàn tất dữ liệu năm học cũ giúp nhà trường giữ lại bức tranh toàn diện của năm học vừa qua, đồng thời làm nền tảng cho các hoạt động đánh giá, kiểm tra, đối chiếu sau này.
2. Thực hiện chuyển dữ liệu sang năm học mới
Khi đã sẵn sàng, bước tiếp theo là chuyển dữ liệu sang năm học mới. Đây là thao tác rất quan trọng, cần được thực hiện cẩn thận, có kiểm tra kỹ lưỡng để tránh làm mất dữ liệu.
Các bước và lưu ý chính:
- Kiểm tra xem dữ liệu năm học mới đã được khởi tạo hay chưa: Có trường hợp trong quá trình thao tác, giáo viên hoặc quản trị viên đã vô tình tạo mới năm học và cập nhật dữ liệu từ trước. Nếu giờ chuyển dữ liệu từ năm cũ đè lên, tất cả dữ liệu đã có sẽ bị mất hoàn toàn. Vì vậy cần kiểm tra kỹ.
- Xác định đúng năm học cũ và năm học mới khi thao tác chuyển: Ví dụ, chuyển từ 2023–2024 sang 2024–2025. Không nhầm lẫn thứ tự năm học, đặc biệt khi có nhiều năm học cùng tồn tại trong hệ thống.
- Nếu công ty hỗ trợ đã thực hiện chuyển dữ liệu rồi (theo yêu cầu của Phòng/Sở hoặc nhà trường), thì không cần thực hiện lại bước này nữa.
Hướng dẫn chi tiết thao tác chuyển dữ liệu năm học mới, Thầy/Cô có thể xem tại đây
3. Kiểm tra toàn bộ dữ liệu sau khi chuyển
Sau khi hoàn tất việc chuyển dữ liệu, nhà trường cần kiểm tra lại toàn bộ hệ thống ở năm học mới để đảm bảo mọi nội dung được chuyển đầy đủ và đúng.
Các nội dung kiểm tra gồm:
- Dữ liệu minh chứng, tiêu chí, nhóm đánh giá,… đã chuyển đầy đủ chưa? Có thiếu phần nào không?
- Minh chứng có còn giữ đúng liên kết với các chỉ báo? Có bị lỗi định dạng hay thiếu thông tin không?
- Năm học đang thao tác có đúng không? (hiển thị góc trên bên trái màn hình).
Việc kiểm tra sau khi chuyển giúp phát hiện sớm các lỗi kỹ thuật hoặc thao tác nhầm, tránh mất dữ liệu không thể phục hồi.
4. Cập nhật danh sách thành viên, nhóm đánh giá, cơ sở dữ liệu kiểm định
Sang năm học mới, thường sẽ có thay đổi về nhân sự, cơ sở vật chất,… Do đó, Thầy/Cô cần cập nhật lại các nội dung sau:
Danh sách thành viên hội đồng tự đánh giá
- Quản trị viên vào mục quản trị để cập nhật lại danh sách thành viên theo hội đồng mới nếu có thay đổi (thêm – bớt – điều chỉnh vị trí công tác).
- Đảm bảo mỗi thành viên có đầy đủ tài khoản, vai trò và quyền truy cập phù hợp.
Xem hướng dẫn thao tác tại đây
Nhóm đánh giá, phân công lại nhiệm vụ
- Phân công lại các nhóm đánh giá theo chỉ báo nếu có thay đổi nhân sự.
- Gán trưởng nhóm phù hợp, rõ ràng, tránh chồng chéo vai trò.
Xem hướng dẫn chi tiết tại đây
Cơ sở dữ liệu kiểm định
Cập nhật thông tin về cơ cấu khối công trình, số lượng cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên, số lượng học sinh theo độ tuổi phù hợp với năm học mới.
5. Thông báo và hướng dẫn thành viên trong trường
Khi hệ thống đã cập nhật xong, quản trị cần chủ động thông báo cho các thành viên hội đồng tự đánh giá biết để cùng vào kiểm tra, rà soát phần việc của mình.
- Thầy/Cô vào hệ thống, chọn đúng năm học mới.
- Kiểm tra các nội dung được phân công, đặc biệt phần mô tả hiện trạng, kế hoạch cải tiến, minh chứng.
- Nếu thấy cần bổ sung hoặc điều chỉnh, chủ động thực hiện sớm.
Việc phối hợp giữa các thành viên giúp quá trình đánh giá diễn ra trôi chảy, không bị chồng chéo hoặc thiếu sót.
6. Cập nhật minh chứng và điều chỉnh báo cáo tự đánh giá
Ở năm học mới, nhà trường có thể phát sinh các minh chứng mới, hoặc có những minh chứng của năm học trước hết hiệu lực. Đồng thời, thực trạng nhà trường cũng có thể thay đổi, cần cập nhật lại mô tả.
Minh chứng, những việc cần làm:
- Rà soát lại hệ thống minh chứng:
- Có minh chứng nào cần bổ sung không?
- Minh chứng năm trước còn hiệu lực hay đã cũ, lỗi thời?
- Có cần cập nhật lại nơi lưu giữ, mô tả, mã minh chứng?
Thao tác minh chứng xem tại đây
Xem xét lại các tiêu chí:
- Có tiêu chí nào cần viết lại mô tả hiện trạng cho đúng với tình hình năm học mới?
- Kế hoạch cải tiến năm trước đã thực hiện đến đâu? Có cần điều chỉnh không?
Thao tác đánh giá tiêu chí xem tại đây
Các tiêu chí cần phản ánh đúng thực trạng, không chỉ liệt kê thành tích. Việc cập nhật trung thực và đủ thông tin sẽ giúp nhà trường dễ dàng vượt qua các đợt kiểm tra, đánh giá ngoài.
Tổng kết
Chuyển sang năm học mới trên phần mềm kiểm định chất lượng ABOT không chỉ đơn thuần là đổi năm học mà còn là một quá trình chuẩn hóa và kế thừa dữ liệu, nhằm đảm bảo tính liên tục, chính xác trong quản lý và đánh giá chất lượng.
Việc thực hiện đầy đủ các bước trên sẽ giúp nhà trường:
- Tiết kiệm thời gian
- Tránh mất dữ liệu
- Dễ dàng phối hợp giữa các thành viên
- Đảm bảo hồ sơ kiểm định minh bạch, đầy đủ
Hãy chủ động chuẩn bị – kiểm tra – cập nhật để bắt đầu năm học mới thật suôn sẻ và hiệu quả trên phần mềm ABOT!